02.05.2015, 10:56
İşyerine Ait Defter, Kayıt ve Belgeler Ne Kadar Süreyle Saklanmalı? I- GİRİŞ5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na(1) göre işletmelere ait yasal kayıt ve belgelerin işverence saklanma süresi 10 yıldır. 5510 sayılı Kanun’un “Prim Belgeleri ve İşyeri Kayıtları” başlıklı 86. maddesi ikinci fıkrasında, işveren ve işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuştur. Aynı Kanun’un 102. maddesinde ise kayıt ve belgelerin mücbir sebep gösterilmeksizin Kurum’un defter ve belge incelemeye yetkili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarına(2) ibraz edilmemesi halinde yaptırıma gidileceği hüküm altına alınmıştır. Bilindiği üzere 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu’na göre yasal kayıt ve belgelerin işverence saklanma süresi daha önce 5 yıl olarak uygulanmakta idi.5510 sayılı Kanunla işyerine ait yasal kayıt ve belgelerin saklama süresinin 5 yıldan 10 yıla çıkarılması, saklama süresinin geriye yürüyüp yürümediği hususunda işverenlerin tereddüt yaşamalarına neden olmuştur. Eski Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği’nin(3), “İşyeri Kayıtlarının İbrazında Zamanaşımı” başlıklı geçici 23. maddesinde, “10 yıl olan saklama süresinin 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl 2013 ve sonraki yıllar için 10 yıl” olarak uygulanacağının belirtilmesi yanında yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde(4) kademeli bir saklama süresine yer verilmemiş olması nedeniyle işverenlerin kafası iyice karışmıştır.Bu çalışmada, 5510 sayılı Kanun’un 86. maddesi gereği, işyerine ait yasal kayıt ve belgelerin 10 yıl süreyle saklaması hükmü doğrultusunda hangi yıllara ait defter kayıt ve belgelerin saklanması gerektiği irdelenecektir.II- İŞYERİ YASAL DEFTER, KAYIT VE BELGELERİİşyerine ait saklanması gereken işyeri defter, kayıt ve belgelerin neler olduğu 5510 sayılı Kanun’da ve Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde tek tek sayılmamış ancak Kanun’da işyeri defter, kayıt ve belgeleri, yönetmelikte ise işyeri ile ilgili tüm defter ve belgelerlafzı kullanılmıştır. Bu nedenle işverenler, herhangi bir sınırlama olmaksızın, tabi oldukları kanunlar gereğince tutmakla yükümlü oldukları defterler ve düzenleyecekleri tüm belgeleri, istenilmesi halinde Kurum’un denetim ve kontrolle görevli memurlarına ibraz etmekle yükümlü tutulmuştur. Defter tutmakla yükümlü olmayan işverenler ise sadece ücret tediye bordrosunu düzenlemek ve istenildiğinde ibraz etmek üzere 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüklerini yerine getirmiş olacaktır.Yasal mevzuata göre işverenler sadece Türk Ticaret Kanunu ya da Vergi Usul Kanunu’nda sayılan defterlerin haricinde faaliyette bulundukları sektörle ilgili olarak başka bir kanunla başka defter tutmakla yükümlü tutulmuşlarsa düzenlemekle yükümlü tutuldukları bu defterleri de saklamak ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadır.III- YASAL DEFTER, KAYIT VE BELGELERİN SAKLAMA SÜRESİNİ 10 YILA ÇIKARAN YENİ DÜZENLEMENİN DEĞERLENDİRİLMESİKanunların geçmişe etki etmesi konusunda hukuk mevzuatımızda genel bir düzenleme bulunmamakla birlikte Türk Anayasa Mahkemesi verdiği çeşitli kararlarda, hukukun birtakım genel ilkelerden bahsetmiştir. Bu ilkelerden en önemlisi Kanunların geriye yürümezliği’ dir(5). Bu ilkenin doğal sonucu olarak her yasa ancak yürürlüğe girdiği andan itibaren hukuksal sonuç doğuracak diğer bir ifade ile yasalar yürürlüğe girmeden önceki olayları etkilemeyecek, geriye yürümeyecektir. Ancak, tamamlanmamış hukuki olaylara, yeni yasa ve düzenleyici kural, bir başka önemli genel hukuk ilkesi olan “derhal yürürlüğe girme” niteliği nedeniyle uygulanacak dolayısıyla yeni yasa hukuki sonuç doğuracaktır.Bu nitelikteki düzenlemelerde, kanunların geriye yürümesi değil, “ani etkisi” söz konusu olmaktadır. Bu nedenle 5510 sayılı Kanunla işyerine ait yasal kayıt ve belgelerin saklama süresinin 10 yıla çıkarılması, yasanın yürürlüğe girdiği 01.10.2008 tarihinden itibaren hukuksal sonuç doğuracaktır. Daha açık bir ifade ile anlatırsak, 506 sayılı Kanunla 5 yıl saklama süresini tamamlamayan yasal kayıt ve belgeler, hukuki süreç tamamlanmadığı için 5510 sayılı Kanun’daki düzenleme ile 10 yıla çıkacaktır. O halde işverenler, son kaydı takip eden yıldan itibaren 5 yıl saklamak zorunda oldukları yasal kayıtları, zaman aşımına uğramamışsa 10 yıl boyunca saklayacaklardır(6).Genel kural bu olmakla birlikte, 5510 sayılı Kanun’a aykırı olmasına rağmen (eski) Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde, yasal kayıt, defter ve belgeler için 10 yıl olan saklama süresi, 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl 2013 ve sonraki yıllar için 10 yıl olarak belirlenmiştir. Bu düzenleme gereği, yasal kayıt, defter ve belgeler için kademeli artan bir saklama süresinin bulunduğunu söyleyebilir.Yasal kayıt, defter ve belgeler için saklama süresi buraya kadar açık olarak belirlenmiştir. Eski Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin geçici 23. maddesi gereği, 2008 yılına ait yasal kayıt, defter ve belgeler 5 yıl saklanacak, 10 yıllık saklama süresinin oluşacağı 2013 yılına kadar 2008 yılını takip eden her yıl için ilave 1 yıllık saklama süresi söz konusu olacaktır. Örneğin; eski Yönetmelik hükümlerine göre 2009 yılı yasal kayıt, defter ve belgeleri (takip eden yılbaşı) 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren 6 yıl boyunca diğer bir ifade ile 31 Aralık 2015 tarihine kadar saklanacaktır.12 Mayıs 2012 tarihinde yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği yürürlüğe girmiş ve eski Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Eski Yönetmelikte yasal kayıt, defter ve belgeler için kademeli artan saklama süresine yer verilmemiştir. Bu durumda, yasal kayıt, defter ve belgelerin saklama süresi için eski Yönetmelik hükümlerine göre değil bizatihi 5510 sayılı Kanun’un 86. maddesine göre yasal kayıt, defter ve belgeler için saklama süresi belirlenecektir. Buna göre, “işyeri kayıtlarının ibrazında zamanaşımı süresi” 12 Mayıs 2010 tarihinden itibaren doğrudan 10 yıla yükselmiş olacaktır.IV- YASAL DEFTER, KAYIT VE BELGELERİN SAKLAMA SÜRESİ5510 sayılı Kanunla saklama süresi 10 yıla yükseltilen işyerine ait yasal kayıt ve belgelerin eski Yönetmelikle kademeye tabi tutulup yeni Yönetmelikle kademenin de kaldırılarak ibraz sürelerinin yeniden 10 yıla yükseltilmesi uygulamasının hangi tarihten itibaren başlayacağı sorununu beraberinde getirmektedir. Diğer bir ifade ile 2013 yılından önceki yıllara ait yasal kayıt, defter ve belgeleri kaç yıl saklanacaktır. Bu sorunun cevabı SGK Sigorta Primleri Genel Müdürlüğü’nün bir genel yazısında verilmiştir.SGK Sigorta Primleri Genel Müdürlüğü, 20 Mart 2012tarihli ve 5398461 sayılı Genel Yazılarında, yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin yürürlüğe girdiği 12 Mayıs 2010 tarihinde 5 yıl saklama süresini tamamlamayan yasal kayıt, defter ve belgelerin 10 yıl süreyle saklanması gerektiği yönünde görüş bildirmektedir. Bu görüş doğrultusunda hangi yıllara ait yasal kayıt, defter ve belgelerin saklama süresini tamamladığı hangi yıllara ait yasal kayıt, defter ve belgelerin 10 yıl boyunca saklanması gerektiği aşağıdaki tabloda ayrıntılı olarak belirtilmiştir.Yasal Kayıt, Defter ve Belgelerin Ait Olduğu YılSaklanması Gereken SüreSaklanması Gereken Son Gün20025 Yıl31.12.2007-(zaman aşımına uğradı)20035 Yıl31.12.2008-(zaman aşımına uğradı)20045 Yıl31.12.2009-(zaman aşımına uğradı)20055 Yıl31.12.201520065 Yıl31.12.2016200710 Yıl31.12.2017200810 Yıl31.12.2018200910 Yıl31.12.2019201010 Yıl31.12.2020201110 Yıl31.12.2021201210 Yıl31.12.2022Yukarıdaki tablodan da görüleceği üzere, 2004 yılı ve öncesine ait yasal kayıt, defter ve belgeler yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin yürürlüğe girdiği 12 Mayıs 2010 tarihinde 5 yıllık zaman aşımı süresini tamamladığından işverenlerin bu dönemlere ait yasal kayıt, defter ve belgeleri saklama ve istenildiğinde de ibraz etme yükümlülüğü bulunmamaktadır. Ancak 2005 ve sonraki yıllara ait yasal defter, kayıt ve belgelerin, kaydı takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle saklanması ve SGK Müfettişi ve Denetmenlerine istenildiğinde ibraz edilmesi gerekmektedir.V- SONUÇTürk Hukuk sisteminde, Kanunların geriye yürümesi ile ilgili genel bir düzenleme bulunmamaktadır. İlke olarak kanunlar ve düzenleyici kurallar yürürlüğe girdiği andan itibaren hukuksal sonuç doğurmaktadır. Ancak, yeni yasa ve düzenleyici kural, kanunun derhal yürürlüğe girmesi niteliği nedeniyle tamamlanmamış hukuki olaylara da, uygulanmaktadır. Kanunların geriye yürümesi değil, ani etkisi olarak isimlendirilen bu özellik sonucu 12 Mayıs 2010 tarihinde 5 yıl saklama süresini tamamlamamış işyeri defter, kayıt ve belgeleri yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği gereği 12 Mayıs 2010 tarihinden itibaren zorunlu olarak 10 yıl süresince saklanacaktır. Bu itibarla, işverenlerin 5 yıl saklanma süresini tamamlamamış 2005 ve sonraki yıllara ait yasal defter, kayıt ve belgeleri ait olduğu yılı takip eden yılsonundan başlamak üzere 10 yıl süre ile saklamaları gerekmektedir. Ayrıca, 506 sayılı Yasa hükmüne göre 5 yıl saklama süresini tamamladığı halde Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl saklama süresini tamamlamayan işyeri defter, kayıt ve belgelerinin de, işveren adına kanıt niteliği taşıdığı dikkate alınarak saklanmasında büyük yararlar bulunmaktadır.Murat GÖKTAŞ*Murat ÖZDAMAR**Yaklaşım(*) Sosyal Güvenlik Kurumu Başmüfettişi, ÇEKO Bilim Uzmanı(**) İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdür Yrd., Doktora Öğrencisi(1) 16.06.2006 tarih ve 26200 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.(2) Kurum’un denetim ve kontrolle görevli memurları SGK Müfettişleri ile SGK Denetmenleridir.(3) 28.08.2008 tarih ve 26981 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.(4) 12.05.2010 tarih ve 27579 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanmıştır.(5) Necmi YÜZBAŞIOĞLU, Türk Anayasa Yargısında Anayasallık Bloku, İ.Ü. Hukuk Fakültesi Yayınları, 1993, s.23-24(6) Murat GÖKTAŞ - Murat ÖZDAMAR, “5510 Sayılı Kanun’a Göre İşyerine Ait Defter, Kayıt ve Belgelerin Saklama Süresi”, E-Yaklaşım, Sayı: 191, Kasım 2008