KOOPERATİFTE TUTULACAK DEFTERLER

[Muradiye Karabulut]

KOOPERATİFTE TUTULACAK DEFTERLER


* Kooperatifte tutulacak defterler nelerdir?

* Kooperatiflerdeki belge düzeni ile tutulacak muhasebe defterlerinde kayıt düzeni nasıl olmalıdır?

* Kooperatifte tutulan defterler kaç yıl süre ile muhafaza edilir?

* Muhasebe defterlerinin kaybolması(zayi) halinde yönetim kurulunca yapılması gereken işlemler nelerdir?

* Kooperatifte tutulacak defterler nelerdir?

Kooperatiflerde yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri ile Ortaklar Defteri tutulur (TTK Md.66, 326, KK Md.16).

Bu defterler kullanılmaya başlamadan önce açılış tasdikine, ayrıca, yevmiye defteri yeni senenin Ocak ayı, Envanter defteri ise yeni senenin Mart ayı sonuna kadar notere ibraz edilerek son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazdırılmak suretiyle kapanış tasdikine tabi tutulur (TTK Md.70, 72).

Yönetim kurulu karar defterine her yıl birden başlamak ve yılsonunda son bulmak üzere numara verilir.

Genel kurul karar defterine Kooperatif tarafından gerçekleştirilen olağan ve olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları tarih sırasına göre yapıştırılır.

Ortaklar defterine ortakların adres ve kimlik bilgileri ile ortaklığa giriş/çıkış tarihleri, taahhüt ettikleri ve ödedikleri sermaye tutarı yazılır (TTK Md.326).

Bunların haricinde Kooperatifler Bakanlığımızca hazırlanarak 28.11.1973 tarihinde yürürlüğe giren Kooperatifler Kooperatif birlikleri Kooperatif merkez birlikleri Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre gelen giden evrak defteri, kasa defteri, demirbaş defteri, kıymetli evrak defteri gibi diğer yardımcı defterleri tutmakla yükümlüdür.

Yönetim kurulu üyeleri defter tutma mükellefiyetinin kısmen veya tamamen usulüne uygun olarak yerine getirilmemiş olması halinde Türk Ticaret Kanunu’nun 67. maddesi hükmüne göre ağır para cezası ile cezalandırılırlar (TTK Md.67/3).


* Kooperatiflerdeki belge düzeni ile tutulacak muhasebe defterlerinde kayıt düzeni nasıl olmalıdır?

Yönetim kurulu ortaklardan tahsil ettiği tüm aidatlar veya senetler için kooperatifin unvanının basılı olduğu tahsilât makbuzu düzenlemeli ve düzenlenen bu makbuzların bir örneğini ödemeyi yapan ortağa teslim etmeli, kooperatifte kalan koçanları da kayıt altına alınması amacıyla muhasebeye intikal ettirmelidir.

Sağlanan tüm mal ve hizmetler karşılığında vergi kanunlarında belirtilen fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler mutlaka alınmalı, vergiye tabi olmayan kişilere yaptırılan geçici işler için kooperatif tarafından bastırılan “Gider Pusulası” kullanılmalıdır.

Kooperatifin amaçları dışında avans verilmemeli ve her türlü avansın verilme nedeni, geri alınma biçimi ve koşulları ile kapatılması gibi hususlar ile kooperatif kasasında günlük olarak bulundurulacak azami para miktarı yönetim kurulunca alınacak bir kararla tespit edilmelidir (Örnek Anasözleşme Md.74).

Vergi kanunları karşısında bilânço esasına göre defter tutmakla mükellef tüzel kişiler olmaları nedeniyle kooperatifteki muhasebe kayıtları Tekdüzen Hesap Planına göre tutulmalı, bu kapsamda genel kurulda aidatların belirlenmesini takiben muhasebe kayıtlarında gerekli tahakkuk kayıtları, ortaklar ödemeleri gerçekleştirdikçe tahsilât kayıtları yapılmalı ve muhasebe programı da ortak ödentilerini isim bazında gösterecek şekilde kullanılmalıdır.

Muhasebe kayıtları, makine(bilgisayar) veya mürekkeple yazılmalı, ifadeler Türkçe olmalı ve sayısal değerler Türk Lirası ile temsil edilmelidir. Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı bir sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilmemelidir (TTK Md.66, 75 VUK Md.215).

Ayrıca, muhasebe kayıtlarında meydana gelecek yanlışlıklar üzeri çizilmek veya silinmek suretiyle iptal edilmemeli, bu tür maddeler, yapılacak yeni bir doğru kayıtla geçersiz kılınmalı, kayıt yapmaya müsait satırlar boş geçilmemeli ve atlanmamalıdır (KMY Md.5 VUK md.216, 217, 218, 219).

Muhasebe kayıtlarına esas tüm belgeler dosyalar içinde özenle ve titizlikle muhafaza edilmeli, tüm kayıtların belgeli ve somut verilere dayandırılmasına muhakkak surette özen gösterilmelidir.

* Kooperatifte tutulan defterler kaç yıl süre ile muhafaza edilir?

Kooperatiflerde tutulması zorunlu olan defterler son kayıt tarihinden itibaren; kayıtlara esas belgeler ise belge üzerindeki tarihten itibaren on yıllık süre ile muhafaza edilmelidir (TTK Md.68/1).

Kooperatifin dağılması halinde ise defter ve belgeler Kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkeme tarafından on yıllık süre geçinceye kadar saklanmak üzere notere tevdi edilmelidir (TTK Md.68/3).


* Muhasebe defterlerinin kaybolması(zayi) halinde yönetim kurulunca yapılması gereken işlemler nelerdir?

Saklanması zorunlu olan defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi kooperatifin elinde olmayan bir afet sebebiyle ve yasal saklama süresi içinde ziya uğrarsa kooperatif yöneticileri bu durumu öğrendikleri tarihten itibaren onbeş gün içinde kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye (Ticaret Mahkemesinin bulunduğu yerlerde Ticaret Mahkemesi, yoksa Asliye Hukuk Mahkemesine) başvurarak bu hususta kooperatife bir belge verilmesini ister. Böyle bir belge almamış yöneticiler kooperatif defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılacaktır (TTK Md.68).