NAYLON FATURA KULLANMA İNCELEMELERİNE ÖNERİ...

[Ahmet Barlak]

7. NAYLON FATURADAN SAKINMAK İÇİN ALINABİLECEK TEDBİRLER :

(Not: Mali Müşavirliğini yaptığımız firmalarımızın bu ilkelere uyma mecburiyetleri vardır.)



Sahte ve muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı  belgelerden sakınmak ve tüm sakınmalara rağmen, farkına varılamayarak naylon faturaya maruz kalındığında, işlemin gerçekliğini tevsik edebilmek için alınabilecek tedbir ve uygulanabilecek yöntemlerden ilk akla gelenler şunlardır :

 
 

• Öncelikle, başta satın alma ve mali işler ile görevli personel, firmanın üst düzey yöneticileri ve ortakları olmak üzere, tüm firma ilgilileri, naylon faturaya maruz kalınmasının getireceği vahim sonuçlar ve önleme tedbirleri konusunda yeterince bilgilendirilmeli yani firma olarak naylon fatura ve sonuçları konusunda bilinçli olunmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Bir satın alma yönetmeliği hazırlanmak veya mevcut satın alma yönetmeliği revize etmek suretiyle, mal ve hizmet alımlarında naylon faturadan sakınılma esasları belirtilmeli ve en az bir mal alım, depo veya ambar sorumlusu tayin edilmeli ve bu esaslara uymayan ilgili departman görevlilerinin, risk tezahür ettiğinde sorumlu tutulacağı açıklanmalıdır. Bu yönetmelik yönetim kurulu kararı ile yürürlüğe konulmalıdır. Aynı şekilde, evrakın kayda alınmasıyla görevli personeline de dikkatli olmaları bildirilmeli ve kaçınma tedbirlerinden uygun olanlarını tatbik etmeleri istenmelidir. Satın alma görevlileri yazıyla görevlendirilmelidir. Yönetmelik Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu, Limited Şirketlerde Ortaklar Kurulu Kararı ile uygulamaya konulmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Piyasadaki emsallerine göre, bariz şekilde ucuz olan malların belgesinin naylon olması ihtimali daha fazla olup, aşırı ucuz bu malların belgesi açısından daha hassas davranılmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Mal ve hizmet alımında kalite, ucuzluk ve diğer faktörlerin yanısıra, belgenin sağlıklı olması da vazgeçilmez bir faktör olarak dikkate alınmalıdır. Mal ve Hizmet alımının gerçekliği açısından, alınan fiyat teklifleri, yapılan sözleşmeler, yazışmaların saklanması faydalı olacaktır.
  

 

•  
  

 

• Mallar mümkün olduğunca imalatçı firmalardan veya bunların bayi ya da distribütörlerinden temin edilebilir. Hizmet alımlarında da aynı anlayışla hareket edilmelidir. Mesela mal taşıtılacaksa, taşımayı yapanda olumlu niteliklerin aranmasına, nakliyecilik faaliyeti ile iştigal eden kimselere taşıma işlemi yaptırılmasına özen gösterilmelidir.
  

 

•  
  

 

• Mal ve hizmet alımlarında satıcı firmanın genel durumu önemlidir. Satıcı firmanın güçlü, varlıklı, yeri belli, müesseseleşmiş, vergi ödevlerini yerine getirdiği konusunda kuşku uyandırmayan, tedariklerini de ithal yoluyla veya güvenilir firmalardan yapan, kayıt dışı işlemleri bulunmayan, köklü ve bilinen nitelikte olması tercih edilmelidir.
  

 

•  
  

 

• Malın nakliyesi, işlemin gerçekliğinin ispatı açısından önemli bir unsurdur. Bu nedenle satın alınan mal, alıcı tarafından muteber nakliyecilere taşıttırılmalı ve taşımayı tevsik eden belgeler (taşıma faturası, taşıma irsaliyesi) mal alış faturası ile irtibatlandırılmalıdır. (Mal satıcı tarafından alıcıya getirildiğinde veya alıcının kendi aracı ile alındığında nakliye belgesi oluşmadığı için, mal hareketinin gerçekliğini ispat açısından olumsuzluk meydana gelmektedir.)
  

 

•  
  

 

• Alınan malın bir tartı işleminden geçirildiği durumlarda tartı fişinin alış faturasının ekinde muhafazası sağlanmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Malın tartı hizmeti veren bir firma tarafından tartıldığı hallerde, tartı fişi ile mal faturasının irtibatlandırılması ve faturanın ekinde bırakılması da önemli bir ispat aracıdır.
  

 

•  
  

 

• Mal alımına karar verilmeden önce malın faturası sorgulanmalı malı satan ile faturayı kesen firmanın aynı firma olması üzerinde durulmalı, faturanın hemen kesilmesi sağlanmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Fatura konusunda hassas olunduğu satıcıya hissettirilmeli, ödeme işlemi kısmen veya tamamen faturanın alınmasından ve faturanın sağlığı konusunda emin olunmasından sonra yapılmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Satın alma elemanlarının satın alma işlemini bizzat satıcı firmanın işyerine giderek ve işyerini görerek yapması sağlanmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Naylon fatura kullanımının yaygın olduğu mal ve hizmetlerde daha dikkatli olunmalıdır.
  

 

•  
  

 

• İlk defa mal ve hizmet alınacak olan tanınmamış firmalar açısından çok daha titiz davranılmalıdır.
  

 

•  
  

 

• İlk defa alım yapılan veya yeterince tanınmayan bir firmadan alım yapılıyorsa firmayı temsil ettiğini söyleyen kişinin Şirket Ortağı veya Yöneticisi olduğunu gösteren Ticaret Sicil Gazetesi, İmza Sirküleri gibi belgeler istenmelidir.
  

 

•  
  

 

• Faturayı kesenin vergi dairesinde kaydı bulunan, beyanname veren bir mükellef olduğunu anlamak ve kestiği faturadaki KDV’yi beyan ettiğini görmek bakımından, faturanın kesildiği aya ait KDV tahakkuk fişinin örneğini istemek ve ödemenin bir kısmını bu şarta bağlamak, isabetli bir tedbir olabilir.
  

 

•  
  

 

• Ticaret Borsasında tescil suretiyle alınıp satılmakta olan mallarda alımın, borsada tescil edilerek yapılması tercih edilmelidir.
  

 

•  
  

 

• Mal alımının gerçekliğini ispatta, alıcı firmanın alınan mal ile ilgili kaydi envanterin (Miktar Dengesinin yani Dönembaşı mal + Dönemiçi alışlar – dönemiçi satış ve sarflar-fireler = Dönemsonu mal miktarı) sağlanmış olması önemlidir.
  

 

•  
  

 

• Ödemenin  faturayı kesene yapıldığının tevsiki çok önemlidir. Bu tevsikin sağlanması bakımından özellikle büyük ödemelerin (1.000.000.000 TL Bir milyar ve üzeri ödemeler) kasadan nakit verilmek suretiyle yapılmaması, mutlaka banka havalesi veya nama yazılı çekle yapılması banka havale dekontu ve çekte satıcının Adı, Soyadı ve Vergi Kimlik Numarası olmalıdır. Nakit olarak yapılan küçük ödemelerde ise faturayı kesenin vereceği tahsil makbuzunun aranması uygun olacaktır.
  

 

•  
  

 

• Ödemenin senet karşılığı yapılması durumunda senet bedelinin vadesi geldiğinde, şirketten yukarıdaki tutarlara göre nakit ödenmemesi, banka aracılığıyla yapılması.
  

 

•  
  

 

• Ödemenin banka kayıtlarında iz bırakacak şekilde ve faturayı keseni muhatap alacak tarzda yani çeki faturayı kesen adına düzenleyip satıcının vergi numarası yazılı çek vermek veya faturayı kesen firma adına açılmış bir banka hesabına havale çıkarmak ve havale makbuzunda firmanın tam ünvanı ile vergi numarasını yazmak suretiyle yapılmasına dikkat edilmelidir.
  

 

•  
  

 

• Faturanın ekinde mutlaka sevk irsaliyesi olmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Sevk irsaliyelerinde malı teslim eden ve teslim alanların imzalarının alınması sağlanmalıdır.
  

 

•  
  

 

• Alınan mal eğer depolama etiketine gidilecekse ve alıcı firmanın deposu yok ise mutlaka depo (ardiye) sağlık hava deposu gibi depolama faturası alınmalıdır.
  

 

•  
  

 

• 7 bini geçen ödeme tutarlarının tümü mutlaka banka kanalıyla veya nama yazılı çek ile yapılacaktır.
  

 

• Vergi Dairelerince verilen Vergi Kimlik Numaraları belli bir sisteme göre verilmektedir. Bunlar 10 haneli rakamdan oluşmaktadır.
  

 

• Kimlik Numarasının 10 rakamının ilk 3 rakamı alfabetik sıralama içerisinde A’dan Z’ye kadar 001-999 arasında gerçek kişilerde soyadının, tüzel kişilerde ise ünvanın ilk 4 harfine göre verilmektedir. Bu alfanümerik sisteme uygun olmayan faturaların sahte fatura olma ihtimali vardır.
  

 

•  
  

 

• Bu durumda soyadı veya ünvanı (Z) ile başlayan bir mükellefin bu sistemde Vergi Kimlik Numarası (800) veya daha büyük bir rakamın başlaması gerekir.
  

 

•  
  

 

• İlk 3 rakamından sonrası sağa doğru okunduğunda 1 milyon veya daha fazla sayısal değere karşılık geliyorsa bu faturanın da sahte olma ihtimali vardır. Çünkü halen 17,5 milyon kişinin Vergi Sicil Numarası aldığı gözönüne alınırsa bunun 1 milyon kişisinin bir alfa koduna yoğunlaşması mümkün değildir.