Muhasebe defterlerinin kaybolması(zayi) halinde yönetim kurulunca yapılması gereken i

[Muradiye Karabulut]

Başlık Zayi olan defterdeki kayıtlara ilişkin hk.
Tarih 12/07/2011
Sayı B.07.1.GİB.4.34.19.02-019.01-944
Kapsam

T.C.

GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI

İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI

Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü







Sayı

:

B.07.1.GİB.4.34.19.02-019.01-944

12/07/2011

Konu

:

Defter kayıtları hk.





İlgide kayıtlı özelge talep formunda, 09/09/2009 tarihinde meydana gelen sel baskını sonucunda 2009 yılı ve geçmiş yıllara ait tüm defterlerinizin zayi olduğu belirtilerek, 2006-2007-2009 yıllarına ait defterlerinizin zayi olduğuna ilişkin ... Asliye Ticaret Mahkemesinin ... tarih ve ... Esas ... Karar No'lu kararı uyarınca 2009 yılında kullanılmak üzere notere tasdik ettirilen defterlerinizin 01/01/2009 tarihinden itibaren tekrar yazdırılmasının mümkün olup olmadığı hususunda görüş talep edildiği anlaşılmaktadır.

Türk Ticaret Kanunu'nun "Saklama Müddeti" başlıklı 68'inci maddesinde;

"....Bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve kağıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde ziyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin salahiyetli mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. Böyle bir vesika almamış olan tacir defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılır." hükmüne yer verilmiştir.

Öte yandan, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun "Mücbir Sebepler" başlıklı 13'üncü maddesinde;

" Mücbir sebepler:

1. Vergi ödevlerinden herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk;

2. Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler;

3. Kişinin iradesi dışında vukua gelen mecburi gaybubetler;

4. Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması,

gibi hallerdir." hükmü yer almaktadır.

Diğer taraftan, aynı Kanun'un "Defter Tutacaklar" başlıklı 172'nci maddesi gereğince defter tutmak zorunda olanların; Kanun'un 220'nci maddesinde sayılan defterleri, 223'üncü maddede belirtilen tasdik makamına, 224 ve 225'inci maddelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Mezkur Kanun'un "Tasdik Zamanı" başlıklı 221'inci maddesinde;

"Bu kanunda yazılı defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:

...

4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce." hükmü bulunmaktadır.

Yine aynı Kanun'un "Kayıt Zamanı" başlıklı 219'uncu maddesinde;

"Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki:

a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.

b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesine cevaz vermez.

c) Günlük kasa, günlük perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir." hükmüne yer verilmiştir.

Bu itibarla, sel baskını sonucunda kanuni defterlerinizin zayi olduğunu mahkeme kararıyla ispat ve tevsik etmeniz halinde bu durumun mücbir sebep kapsamında değerlendirileceği tabiidir.

Diğer taraftan, zayi olan kanuni defterlerdeki bilgilerin ayrıca Şirketinizin bilgisayar kayıtlarında yer alması halinde bu kayıtların ispat edici defter, belge ve vesika olarak kabulü mümkün bulunmamaktadır.

Buna göre, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 221'inci maddesinin 4'üncü fıkrasında, tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanların bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmeye mecbur oldukları hükme bağlandığından, su basması sonucu zayi olduğu ilgili mahkeme kararı ile ispatlanan defterlerinizin yerine kullanacağınız yeni defterlerin kullanılmaya başlanılmadan önce tasdik ettirilmesi halinde bu defterlerin Vergi Usul Kanunu'nun defter tutma hükümlerine uygun olarak tutulmuş defterler olarak kabul edileceği tabiidir. Ayrıca, bilgisayar kayıtlarınızda yer alan defterlere ilişkin bilgilerin yeni tasdik edilen defterlere yazılması mümkün bulunmaktadır. 

Bilgi edinilmesini rica ederim. 





(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.

(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.

(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.