BELGELEME İLKELERİ
Güvenilir bir muhasebe kaydının sağlanması açısından literatürde ve uygulamada bazı ilkeler saptanmış ve genel kabul görmüştür. İşletmede belge düzeninin kurulmasında sözkonusu bu ilkelerden yararlanılmaktadır.
- Her kayıt bir belgeye dayanmalıdır.
- Karışıklığı ve duplikasyonu (çifte kayıt) önlemek için kaydın dayandığı belge kesin olarak
belirlenmeli,çünkü bir işlem için birden fazla belge söz konusu olabilir, çek listesi ve banka
hesap özeti gibi;
- Belge üzerinde hiçbir şey okunmaz hale getirilmemeli, gerekli değişiklik açıkça gösterilmeli
ve paraf edilmelidir,
- Belge üzerinde ilgili hesaplar belirtilerek ön kayıt sağlanmalıdır,
- Muhasebe kaydından sonra belge üzerine işaret konarak, belgenin kayda geçmemesi veya
birden fazla geçmesi önlenmelidir,
- Aynı tür işlemin fazla olması halinde "toplu bir belge" düzenlenerek rasyonel çalışma
düzeni sağlanmalı, örneğin madde ve malzeme çıkışları için bir mahsup fişinin
düzenlenmesi gibi,
- Belgelerle ilgili işlemlerde kolaylık sağlanması ve hataların önlenebilmesi için belgeler
farklı renklerde olmalı, numaralanarak tasnifli olarak ve kolayca erişilebilecek şekilde
arşivlenmeli, örneğin; kasa tahsil ve kasa tediye fişlerinin farklı renklerde olması
durumunda , tahsil ve ödemelerin birbiri yerine yanlış kaydedilmesi önlenmiş olur.
- Tüm belgeler yetkili tarafından imza, hazırlayan tarafından ise paraf edilmelidir.
KAYNAK
oç. Dr. H a n i f i A Y B O Ğ A
Marmara Üniversitesi Muhasebe-Finansman Anabilim Dalı
Öğretim Üyesi
Düzenleyen Ahmet BARLAK - 05.Eylül.2011 Saat 19:03
